Os custos ocultos da falta de etiqueta digital

Na era da transformação digital e da inteligência artificial (IA), as interações online estão redefinindo como nos comunicamos. Embora a tecnologia traga eficiência, o crescimento excessivo dessas comunicações tem gerado ruído excessivo que pode comprometer os ganhos trazidos.

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Estudos recentes indicam que cerca de 70% dos funcionários sentem-se sobrecarregados por um fluxo excessivo de e-mails e que cerca de 30% de seu tempo é desperdiçado com e-mails desnecessários. Quando se considera o custo médio por hora de um funcionário, cerca de R$ 50, as horas perdidas geram prejuízos da ordem de R$ 500 mil por mês em organizações com aproximadamente 500 pessoas.

Além disso, o envio excessivo de e-mais e a mania de agradecer virtualmente alimenta uma cultura de ineficiência, pois o volume de comunicações se multiplica, sem agregar valor. Cada e-mail enviado exige investimentos extras de armazenamento e energia nos servidores, e isso aumenta as despesas operacionais de maneira desnecessária. Segundo dados da FGV, o armazenamento de mensagens eletrônicas é um dos principais fatores de elevação dos custos de TI no Brasil. Em âmbito mundial, dados da Open AI demonstram que saudações e agradecimentos aos mecanismos de inteligência artificial geram um prejuízo diário de US$ 700 mil.

Mas os custos financeiros não são os únicos; os não financeiros são igualmente preocupantes. A sobrecarga emocional gerada por um número elevado de mensagens contribui para o aumento do estresse entre os colaboradores. Um estudo realizado pela McKinsey revelou que, em ambientes sobrecarregados com e-mails, os colaboradores apresentam taxas de burnout até 40% mais altas, afetando não apenas a saúde mental, mas também a cultura organizacional.

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Nesse contexto, a adoção de uma nova postura em relação à etiqueta digital se torna essencial. Empresas devem estabelecer diretrizes claras sobre o uso consciente de e-mails e promover uma cultura que privilegie a clareza e a objetividade nas comunicações.

Propostas práticas incluem:

· reduzir os e-mails de agradecimentos, limitando-os a situações legítimas como respostas a convites externos e participações em eventos;
· evitar o envio de e-mais para múltiplas pessoas;
· abolir os e-mails para conhecimento ou informação, que objetivam compartilhar ou rear responsabilidade,
· substituir o envio de arquivos pelo envio de links dos arquivos hospedados na nuvem,
· enviar mensagens urgentes pelos mensageiros como WhatsApp ou Telegram,
· entender e utilizar a ferramenta digital adequada para cada finalidade. Por exemplo, debates sobre temas podem e devem ser feitos em fóruns de discussão, divulgações de informações gerais devem ser feitas pela intranet, redes sociais corporativas ou pop up na inicialização dos computadores corporativos; revisão ou construção coletiva de documentos devem ser feitas em ferramentas de nuvem como Office 365 ou Google Docs.

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Tudo isso permite minimizar o número e o tamanho dos e-mails, além de aumentar significativamente a produtividade. Uma boa forma de entender o caminho correto é se perguntar: "Eu encaminharia isso por carta?". Se a resposta for não, provavelmente o e-mail não é o melhor caminho.

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A essas pequenas escolhas cotidianas chamamos etiqueta digital e ela é crucial para melhorar a eficiência e o bem-estar no ambiente de trabalho, evita a ansiedade por caixas de e-mail que nunca estão limpas, melhora a eficácia e tempestividade do processo de comunicação.

As opiniões expressas neste texto são de responsabilidade exclusiva do(a) autor(a) e não refletem, necessariamente, o posicionamento e a visão do Estado de Minas sobre o tema.